Rambay.id – Dalam era digitalisasi perpajakan di Indonesia, kehadiran Coretax Administration System (CTAS) atau yang sering disebut sebagai Coretax, menjadi tonggak baru reformasi administrasi perpajakan.
Sistem ini mengintegrasikan berbagai layanan yang sebelumnya terpisah (seperti DJP Online, e-Faktur, dan e-Bupot) ke dalam satu ekosistem yang canggih. Namun, seiring dengan pembaruan teknologi, aspek keamanan menjadi hal yang paling krusial bagi Wajib Pajak, salah satunya adalah pengelolaan Passphrase.
Banyak Wajib Pajak yang mengalami kebingungan antara password akun login dan passphrase Sertifikat Elektronik. Masalah seperti lupa passphrase Coretax atau kebutuhan untuk ubah passphrase Coretax demi alasan keamanan adalah isu yang sering terjadi.
Passphrase ini sangat vital karena berfungsi sebagai kunci enkripsi untuk Sertifikat Elektronik Anda, yang digunakan untuk menandatangani faktur pajak, bukti potong, hingga pelaporan SPT.
Saya akan rangkum cara mengganti Passphrase Coretax, mulai dari persiapan, langkah-langkah teknis, hingga solusi jika Anda benar-benar lupa kuncinya. Panduan ini dirancang khusus agar mudah dipahami, bahkan bagi Anda yang awam teknologi sekalipun.
Apa Itu Passphrase Coretax dan Mengapa Penting?
Sebelum masuk ke langkah teknis, penting untuk memahami terminologi yang digunakan dalam sistem Coretax agar tidak terjadi salah langkah.
Perbedaan Password Login dan Passphrase
Seringkali Wajib Pajak menganggap keduanya sama, padahal fungsinya sangat berbeda:
- Password Login: Digunakan untuk masuk (sign-in) ke dalam portal Coretax atau DJP Online. Ini adalah pintu gerbang pertama.
- Passphrase: Adalah kata sandi khusus yang melindungi Sertifikat Elektronik (Digital Certificate). Passphrase ini tidak diminta saat login, melainkan diminta saat Anda melakukan tindakan yang membutuhkan otentikasi hukum, seperti mengunggah Faktur Pajak, membuat Bukti Potong, atau melaporkan SPT.
Fungsi Vital Passphrase
Passphrase bertindak sebagai tanda tangan digital Anda. Tanpa passphrase yang valid, Sertifikat Elektronik tidak dapat digunakan. Dalam sistem Coretax yang baru, integrasi ini semakin ketat.
Jika passphrase Anda diketahui pihak yang tidak bertanggung jawab, mereka dapat menerbitkan faktur pajak fiktif atas nama perusahaan Anda, yang tentu saja membawa risiko hukum dan finansial yang besar.
Kapan Anda Harus Mengganti Passphrase?
Ada beberapa skenario yang mengharuskan atau menyarankan Anda untuk segera melakukan perubahan pada passphrase Coretax Anda:
- Lupa Passphrase Coretax: Ini adalah alasan paling umum. Karena passphrase jarang digunakan (biasanya hanya disetting sekali di aplikasi e-Faktur atau browser), Wajib Pajak sering melupakannya.
- Pergantian Staf Pajak/Keuangan: Jika karyawan yang memegang akses perpajakan perusahaan Anda mengundurkan diri atau dimutasi, wajib hukumnya untuk segera ubah passphrase Coretax. Hal ini untuk mencegah penyalahgunaan akses oleh mantan karyawan.
- Indikasi Peretasan: Jika Anda merasa ada aktivitas mencurigakan pada akun pajak Anda, mengganti passphrase adalah langkah pertolongan pertama.
- Kedaluwarsa Sertifikat Elektronik: Sertifikat Elektronik memiliki masa berlaku (biasanya 2 tahun). Saat memperbarui sertifikat, Anda memiliki kesempatan untuk membuat passphrase baru.
Persiapan Sebelum Mengganti Passphrase
Agar proses penggantian berjalan lancar dan tidak memakan waktu lama, pastikan Anda telah menyiapkan dokumen dan data berikut:
- Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP): Baik format 15 digit maupun format 16 digit (NIK) yang sudah dipadankan.
- EFIN (Electronic Filing Identification Number): Pastikan Anda memiliki EFIN yang aktif. Meskipun Coretax menggunakan otentikasi canggih, EFIN seringkali dibutuhkan sebagai verifikasi lapis kedua.
- Akses Email Terdaftar: Kode verifikasi atau token biasanya akan dikirimkan ke email yang terdaftar di sistem DJP. Pastikan email tersebut aktif dan bisa diakses.
- Identitas Diri (KTP/KITAS): Untuk verifikasi data penanggung jawab (bagi Wajib Pajak Badan).
- Koneksi Internet Stabil: Putusnya koneksi di tengah proses permintaan sertifikat baru bisa menyebabkan kegagalan sistem.
Panduan Lengkap: Cara Mengganti Passphrase Coretax
Penting untuk dicatat bahwa dalam ekosistem perpajakan (baik di sistem lama Enofa maupun sistem baru Coretax), tidak ada tombol “Ubah Passphrase” secara langsung jika Anda lupa yang lama.
Passphrase melekat pada file Sertifikat Elektronik. Oleh karena itu, mekanisme “mengganti” passphrase sejatinya adalah mekanisme mengajukan ulang (permintaan kembali) Sertifikat Elektronik. Saat Anda mengajukan sertifikat baru, Anda akan diminta membuat passphrase baru.
Berikut adalah langkah-langkahnya:
Langkah 1: Login ke Portal Coretax
- Buka browser Anda dan akses laman resmi Coretax (atau DJP Online selama masa transisi).
- Masukkan NPWP/NIK, Kata Sandi (Password Login), dan kode keamanan (Captcha).
- Klik tombol Login.
Langkah 2: Akses Menu Permintaan Sertifikat Elektronik
Di dalam dashboard Coretax yang baru, navigasi mungkin sedikit berbeda dengan sistem lama, namun logikanya tetap sama:
- Cari menu Layanan atau Administrasi.
- Pilih sub-menu Sertifikat Elektronik atau Permintaan Sertifikat Digital.
- Di halaman ini, Anda akan melihat status sertifikat elektronik Anda saat ini.
Langkah 3: Verifikasi Identitas
Sistem Coretax sangat mengutamakan keamanan. Sebelum mengizinkan Anda membuat passphrase baru (melalui permintaan sertifikat baru), sistem akan meminta verifikasi:
- Sistem biasanya akan meminta verifikasi identitas penanggung jawab.
- Dalam beberapa kasus pembaruan sistem, mungkin terdapat fitur Face Recognition (pengenalan wajah) jika Anda menggunakan aplikasi mobile, atau input ulang Passphrase Lama (jika Anda hanya ingin mengubah tapi masih ingat yang lama).
- Namun, jika kasusnya adalah lupa passphrase Coretax, Anda harus memilih opsi yang menyatakan bahwa Anda mengajukan permintaan sertifikat baru karena lupa passphrase/hilang.
Langkah 4: Membuat Passphrase Baru
Ini adalah tahap inti dari cara mengganti passphrase Coretax:
- Setelah verifikasi berhasil, Anda akan diarahkan ke halaman pembuatan passphrase.
- Masukkan Passphrase Baru yang Anda inginkan.
- Penting: Passphrase minimal biasanya terdiri dari 8 karakter, kombinasi huruf dan angka.
- Masukkan kembali passphrase tersebut di kolom Konfirmasi Passphrase.
- Klik Proses atau Kirim Permintaan.
Langkah 5: Unduh Sertifikat Elektronik Baru
- Setelah proses disetujui (biasanya otomatis dan instan jika data lengkap), Anda akan mendapatkan notifikasi.
- Sertifikat Elektronik baru (file berekstensi
.p12) dapat diunduh. - Simpan file ini di tempat yang aman.
- Ingat: File
.p12inilah yang dipasangkan dengan Passphrase baru yang barusan Anda buat. File sertifikat lama dan passphrase lama Anda otomatis tidak berlaku lagi (revoked).
Tindakan Lanjutan Setelah Mengubah Passphrase
Mengganti passphrase di portal Coretax hanyalah langkah awal. Agar aktivitas perpajakan tidak terganggu, Anda harus memperbarui pengaturan di aplikasi terkait:
1. Update di Aplikasi e-Faktur Desktop
Jika Anda pengguna aplikasi e-Faktur Desktop:
- Masuk ke menu Referensi > Administrasi Sertifikat.
- Klik Open dan cari file Sertifikat Elektronik yang baru saja Anda unduh.
- Masukkan Passphrase Baru saat diminta.
- Klik Simpan.
2. Update di Browser (Untuk e-Bupot / Web Based)
Jika Anda menggunakan layanan berbasis web yang membutuhkan sertifikat terpasang di browser:
- Hapus sertifikat lama dari penyimpanan sertifikat browser (Settings > Privacy and Security > Security > Manage Device Certificates).
- Impor sertifikat baru dan masukkan passphrase baru saat proses impor.
Tips Membuat Passphrase Coretax yang Kuat dan Mudah Diingat
Keamanan siber adalah tanggung jawab bersama. Jangan gunakan passphrase yang mudah ditebak seperti “123456” atau “pajak123”. Berikut tipsnya:
- Gunakan Frasa Kalimat: Alih-alih satu kata, gunakan kalimat pendek. Contoh: “KucingTerbangDi2025!”. Ini lebih sulit diretas oleh mesin brute-force namun lebih mudah diingat oleh otak manusia daripada kode acak.
- Kombinasi Karakter: Gunakan campuran huruf besar, huruf kecil, angka, dan simbol (seperti @, #, $).
- Hindari Informasi Pribadi: Jangan gunakan tanggal lahir atau nama perusahaan sebagai bagian utama passphrase.
- Catat Secara Offline: Mengingat pentingnya passphrase ini, tidak ada salahnya mencatatnya di buku catatan fisik yang disimpan di brankas kantor, terpisah dari komputer.
Masalah Umum dan Solusinya (Troubleshooting)
Dalam proses ubah passphrase Coretax, Wajib Pajak sering menemui kendala berikut:
1. Muncul Pesan “Sertifikat Masih Berlaku”
Saat ingin meminta sertifikat baru karena lupa passphrase, sistem mungkin menolak karena sertifikat lama belum kedaluwarsa.
- Solusi: Pastikan Anda memilih opsi “Revoke” atau pembatalan sertifikat lama terlebih dahulu, atau hubungi Kring Pajak/AR untuk bantuan reset status sertifikat agar bisa minta baru.
2. Email Tidak Masuk
Token atau notifikasi tidak muncul di email.
- Solusi: Cek folder Spam/Junk. Pastikan email di profil DJP Online/Coretax sudah yang paling update. Jika email lama sudah tidak aktif, Anda perlu mengajukan perubahan data email terlebih dahulu ke KPP.
3. Gagal Verifikasi Wajah (Face Recognition)
- Solusi: Pastikan pencahayaan ruangan cukup terang, tidak menggunakan aksesoris wajah (masker/kacamata hitam), dan koneksi internet stabil. Lakukan pada jam kerja untuk respon server yang lebih baik.
Kesimpulan
Mengelola keamanan data perpajakan adalah kewajiban yang tak bisa ditawar. Cara mengganti passphrase Coretax sebenarnya bukanlah proses yang rumit, namun membutuhkan ketelitian karena menyangkut penggantian Sertifikat Elektronik (Digital Certificate).
Ingatlah bahwa dalam sistem perpajakan, jika Anda lupa passphrase Coretax, solusinya hampir selalu adalah menerbitkan ulang sertifikat digital dengan passphrase yang baru.
Dengan mengikuti panduan di atas, Anda tidak hanya memulihkan akses perpajakan Anda, tetapi juga meningkatkan keamanan data perusahaan atau pribadi Anda dari risiko penyalahgunaan. Selalu simpan file sertifikat dan passphrase Anda di tempat yang aman dan terpisah.
Jadilah Wajib Pajak yang cerdas dan taat, tidak hanya dalam membayar pajak, tetapi juga dalam menjaga keamanan administrasi perpajakan Anda di era Coretax ini.
FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)
Q1: Apakah saya bisa melihat passphrase lama saya jika saya lupa?
A: Tidak. Demi keamanan, sistem DJP/Coretax tidak menyimpan passphrase Anda dalam bentuk teks yang bisa dibaca. Jika Anda lupa, satu-satunya cara adalah mengajukan Sertifikat Elektronik baru dan membuat passphrase baru.
Q2: Berapa lama proses penggantian passphrase/sertifikat baru ini?
A: Secara sistem, proses ini instan. Setelah verifikasi berhasil, sertifikat baru dan passphrase baru langsung aktif dan bisa digunakan saat itu juga.
Q3: Apakah mengganti passphrase Coretax dikenakan biaya?
A: Tidak. Seluruh layanan administrasi perpajakan, termasuk permintaan Sertifikat Elektronik dan pergantian passphrase, adalah gratis.
Q4: Bisakah saya menggunakan passphrase yang sama dengan password login akun?
A: Secara teknis bisa, namun sangat tidak disarankan. Menggunakan password yang berbeda meminimalisir risiko jika salah satu akun terkompromi.
Q5: Apakah saya perlu datang ke KPP untuk mengganti passphrase?
A: Untuk sebagian besar kasus, proses ini bisa dilakukan 100% online melalui Coretax atau DJP Online. Namun, jika ada kendala data identitas yang tidak valid atau masalah sistem, Anda mungkin perlu ke KPP terdaftar untuk verifikasi manual.
Q6: Apa bedanya “Ubah Passphrase” dengan “Reset Passphrase”?
A: Dalam konteks Coretax, keduanya merujuk pada hasil akhir yang sama: mendapatkan akses kembali. Namun, “Ubah” biasanya dilakukan saat Anda masih ingat yang lama (preventif), sedangkan “Reset” dilakukan saat Anda lupa (kuratif) melalui mekanisme permintaan sertifikat baru.