Rambay.id – Aplikasi Data Pokok Pendidikan (Dapodik) terus mengalami pembaruan sistem guna menjamin validitas data pendidikan di Indonesia. Memasuki tahun 2026, peran Operator Sekolah (Ops) menjadi semakin krusial.
Terutama dalam manajemen data Pendidik dan Tenaga Kependidikan (PTK). Salah satu tantangan yang sering dihadapi—baik oleh operator baru maupun lama—adalah Cara Menambah PTK Baru di Dapodik.
Proses ini tidak bisa dilakukan sembarangan. Kesalahan dalam input data awal dapat berakibat fatal pada karir guru tersebut, mulai dari kendala penerbitan NUPTK (Nomor Unik Pendidik dan Tenaga Kependidikan), kegagalan validasi Tunjangan Profesi Guru (TPG), hingga masalah dalam seleksi PPPK.
Kami akan merangkum informasi mekanisme terbaru penambahan PTK, baik untuk guru baru yang belum pernah terdaftar maupun guru pindahan (mutasi), lengkap dengan persyaratan administrasinya.
Pentingnya Validitas Data PTK di Dapodik 2026
Sebelum masuk ke teknis, kita perlu memahami mengapa prosedur penambahan PTK kini semakin ketat. Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek) telah mengintegrasikan Dapodik dengan berbagai instansi lain, seperti Dukcapil (untuk NIK), BKN (untuk status kepegawaian ASN), dan Pusdatin.
Di tahun 2026, sistem “Satu Data Pendidikan” menuntut akurasi tingkat tinggi. Menambah PTK baru bukan sekadar mengetik nama di aplikasi. Ada proses verifikasi dan validasi (Verval) berjenjang untuk memastikan bahwa PTK yang dimasukkan adalah nyata, aktif, dan memenuhi kualifikasi.
Jika Anda mencari cara menambah PTK baru secara manual langsung di aplikasi lokal (localhost), Anda mungkin akan menemukan tombol “Tambah” yang dikunci. Ini adalah mekanisme keamanan data terbaru.
Syarat Administrasi Penambahan PTK Baru
Langkah pertama dalam Cara Menambah PTK Baru di Dapodik adalah melengkapi berkas. Tanpa dokumen yang lengkap dan valid, pengajuan akan ditolak oleh Admin Dinas Pendidikan setempat. Berikut adalah dokumen wajib yang harus disiapkan dalam bentuk fisik dan scan (PDF/JPEG) yang jelas:
1. Dokumen Identitas Pribadi
- KTP (Kartu Tanda Penduduk): Pastikan NIK sudah online dan sinkron dengan data Dukcapil.
- KK (Kartu Keluarga): Untuk validasi data kependudukan.
- Akte Kelahiran: Untuk memastikan ejaan nama ibu kandung dan tanggal lahir yang benar.
2. Dokumen Kepegawaian
- SK Pengangkatan:
- Bagi sekolah negeri: SK dari Dinas Pendidikan atau Kepala Daerah (Bupati/Walikota) untuk Guru Honorer Daerah, atau SK PPPK/CPNS bagi ASN.
- Bagi sekolah swasta: SK Pengangkatan dari Ketua Yayasan (bukan hanya dari Kepala Sekolah).
- SK Pembagian Tugas Mengajar: SK terbaru yang menunjukkan bahwa PTK tersebut aktif mengajar atau bertugas di satuan pendidikan.
- Surat Perjanjian Kerja (SPK): Dokumen kontrak kerja yang masih berlaku.
3. Dokumen Pendidikan
- Ijazah SD sampai Pendidikan Terakhir: Minimal S1/D4 untuk tenaga pengajar (guru). Pastikan ijazah terdaftar di SIVIL (Sistem Verifikasi Ijazah secara Elektronik) Kemdikbud.
Memahami Dua Mekanisme Penambahan PTK
Dalam ekosistem Dapodik 2026, terdapat dua cara berbeda untuk memasukkan data guru, tergantung pada status riwayat guru tersebut:
- PTK Baru (Fresh Graduate/Belum Pernah Masuk Dapodik): Guru yang benar-benar baru dan belum memiliki akun atau data di Dapodik sekolah manapun sebelumnya.
- PTK Pindahan (Mutasi): Guru yang sudah pernah terdaftar di Dapodik sekolah lain dan pindah ke sekolah Anda. Mekanisme ini disebut Tarik Data PTK.
Kita akan membahas kedua metode ini secara mendalam.
Panduan 1: Cara Menambah PTK Baru (Belum Pernah Terdaftar)
Untuk PTK yang benar-benar baru, tombol “Tambah” di aplikasi Dapodik sekolah biasanya dinonaktifkan (greyed out). Prosedur penambahannya harus melalui Admin Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota (untuk SD/SMP) atau Dinas Provinsi (untuk SMA/SMK/SLB).
Langkah 1: Penyiapan Berkas Digital
Operator sekolah harus memindai (scan) semua syarat dokumen yang disebutkan di atas. Pastikan hasil scan terbaca jelas, tidak terpotong, dan ukurannya sesuai (biasanya di bawah 1MB atau 2MB per file).
Langkah 2: Mengisi Formulir Pengajuan (Sesuai Kebijakan Daerah)
Setiap Dinas Pendidikan memiliki mekanisme pengumpulan data yang sedikit berbeda. Ada tiga metode umum yang digunakan di tahun 2026:
- Aplikasi Manajemen Dinas: Daerah tertentu memiliki portal lokal tempat Operator Sekolah mengunggah usulan PTK baru.
- Layanan Manual (Front Office): Operator datang langsung ke kantor Dinas Pendidikan membawa berkas fisik dan softcopy.
- Link Google Form: Beberapa dinas menyediakan link khusus untuk upload berkas usulan.
Langkah 3: Verifikasi oleh Admin Dinas
Admin Dinas akan memeriksa kelengkapan berkas dan validitas NIK. Jika disetujui, Admin Dinas akan menginput data PTK tersebut ke dalam sistem pusat (Server Manajemen Dinas).
Langkah 4: Sinkronisasi Dapodik Sekolah
Setelah mendapatkan konfirmasi dari Dinas bahwa PTK sudah diinput:
- Buka aplikasi Dapodik di laptop Operator Sekolah.
- Pastikan koneksi internet stabil.
- Lakukan Tarik Data atau Sinkronisasi.
- Cek menu GTK > Guru atau Tendik. Nama PTK baru tersebut akan muncul secara otomatis di aplikasi lokal Anda.
Langkah 5: Melengkapi Data Rinci
Setelah nama muncul, tugas Operator Sekolah belum selesai. Anda wajib melengkapi data rinci, seperti:
- Riwayat pendidikan formal.
- Kompetensi.
- Kontak (Email dan No HP aktif).
- Penugasan (Jam mengajar).
Panduan 2: Cara Tarik Data PTK (Untuk Guru Pindahan)
Metode ini digunakan jika Anda menerima guru yang sebelumnya sudah mengajar di sekolah lain dan sudah punya data di Dapodik. Jangan mengajukan sebagai PTK Baru ke Dinas, karena akan menyebabkan data ganda (duplikasi NIK) yang fatal.
Berikut adalah langkah-langkah Tarik Data PTK melalui manajemen sekolah secara online:
Langkah 1: Akses Website SP Datadik
Buka browser dan kunjungi laman resmi Manajemen Sekolah di: https://sp.datadik.kemdikbud.go.id/.
Langkah 2: Login SSO
Masuk menggunakan akun SSO Dapodik sekolah Anda (Username dan Password yang sama dengan aplikasi Dapodik).
Langkah 3: Masuk ke Menu Aplikasi
Setelah berhasil login, klik menu Aplikasi yang biasanya terdapat pada dashboard atau navigasi samping. Kemudian, cari submenu PTK.
Langkah 4: Tambah PTK (Tarik Data)
- Klik tombol Tambah PTK.
- Akan muncul formulir pencarian. Masukkan data guru yang akan ditarik. Kunci pencarian biasanya menggunakan NIK, NUPTK, atau Nama dan Tanggal Lahir.
- Tips: Cara paling akurat adalah menggunakan NUPTK atau NIK.
- Klik tombol Cari.
Langkah 5: Konfirmasi Penarikan
Jika data ditemukan, sistem akan menampilkan nama guru dan asal sekolah lamanya.
- Pastikan data tersebut benar orang yang dimaksud.
- Klik Simpan atau Tarik.
- Jika guru tersebut masih terdaftar aktif di sekolah lama, proses mungkin akan tertahan. Guru tersebut harus dinonaktifkan (dikeluarkan) terlebih dahulu oleh operator sekolah lama melalui aplikasi Dapodik mereka, kemudian sekolah lama melakukan sinkronisasi.
Langkah 6: Sinkronisasi Aplikasi Dapodik
Setelah berhasil menarik data di website SP Datadik:
- Kembali ke aplikasi Dapodik yang terinstal di laptop (Localhost).
- Lakukan Tarik Data (tidak perlu sinkronisasi penuh jika hanya mengambil data, namun sinkronisasi penuh lebih disarankan).
- Cek menu GTK, dan nama guru pindahan tersebut seharusnya sudah masuk.
Mengisi Penugasan dan Pembelajaran: Langkah Krusial
Setelah berhasil melakukan Cara Menambah PTK Baru di Dapodik (baik via Dinas atau Tarik Data), langkah selanjutnya adalah memastikan PTK tersebut “hidup” di sistem. Data PTK yang masuk tetapi tidak memiliki penugasan akan dianggap tidak aktif.
1. Input Surat Tugas
Masuk ke menu GTK, pilih nama guru, lalu klik Ubah.
- Pergi ke tab Penugasan.
- Isi Nomor Surat Tugas (SK Pembagian Tugas).
- Isi TMT (Terhitung Mulai Tanggal) Tugas.
- Centang status “Aktif” pada bulan berjalan.
- Simpan.
2. Input Pembelajaran (Rombel)
Masuk ke menu Rombongan Belajar (Rombel).
- Pilih kelas dimana guru tersebut mengajar.
- Klik Pembelajaran.
- Masukkan mata pelajaran dan pilih nama PTK baru tersebut sebagai pengampu.
- Isi jam mengajar sesuai SK (Maksimal jam linier diakui sistem).
- Simpan.
3. Buat Akun PTK
Jangan lupa untuk membuatkan akun PTK (Email dan Password) di menu Pengaturan > Manajemen Pengguna. Hal ini agar guru tersebut bisa login ke InfoGTK, PMM (Platform Merdeka Mengajar), dan memverifikasi datanya sendiri.
Masalah Umum dan Solusinya (Troubleshooting)
Dalam praktiknya, cara menambah PTK baru di Dapodik sering menemui kendala. Berikut solusi untuk masalah yang sering terjadi di tahun 2026:
A. Data Tidak Ditemukan saat Tarik PTK
- Penyebab: Guru belum dikeluarkan (dimutasikan) oleh sekolah asal di aplikasi Dapodik mereka.
- Solusi: Hubungi operator sekolah lama, minta mereka melakukan mutasi keluar (misal: alasan pindah tugas) dan melakukan sinkronisasi. Tunggu 1×24 jam sebelum mencoba tarik data kembali.
B. NIK Terdeteksi Ganda
- Penyebab: Guru tersebut pernah terdaftar di sekolah lain bertahun-tahun lalu dan tidak dinonaktifkan, atau ada kesalahan input NIK di sekolah lain.
- Solusi: Lapor ke Admin Dinas Pendidikan untuk pelacakan data ganda. Admin Dinas memiliki akses untuk membersihkan data residu.
C. Data di InfoGTK Belum Update
- Penyebab: Proses validasi server pusat membutuhkan waktu.
- Solusi: Setelah Anda melakukan sinkronisasi Dapodik, data tidak langsung berubah di InfoGTK (detik itu juga). Biasanya butuh waktu 3-7 hari kerja untuk proses Generate InfoGTK oleh sistem pusat.
Kesimpulan
Memahami Cara Menambah PTK Baru di Dapodik 2026 adalah kompetensi wajib bagi setiap Operator Sekolah. Proses ini telah bertransformasi menjadi lebih terpusat dan terintegrasi untuk menjamin kualitas “Satu Data Pendidikan”.
Ingatlah dua prinsip utamanya: Jika guru benar-benar baru, ajukan melalui Dinas Pendidikan dengan berkas lengkap. Jika guru pindahan, gunakan fitur Tarik Data melalui website SP Datadik.
Ketelitian dalam proses ini sangat menentukan nasib kesejahteraan guru. Pastikan semua data identitas (NIK), data kepegawaian (SK), dan data pembelajaran diinput dengan presisi.
Dengan mengikuti panduan ini, Anda tidak hanya menyelesaikan tugas administratif, tetapi juga membantu mengamankan hak-hak profesional rekan guru di sekolah Anda. Selalu pantau pembaruan aplikasi Dapodik dan jalin komunikasi yang baik dengan Admin Dinas setempat untuk kelancaran pengelolaan data.
FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)
1. Berapa lama proses penambahan PTK Baru sampai muncul di Dapodik?
Proses ini bergantung pada kecepatan verifikasi Admin Dinas Pendidikan. Biasanya memakan waktu 1 hingga 3 hari kerja setelah berkas diterima. Setelah disetujui dinas, operator sekolah harus melakukan sinkronisasi agar data masuk ke aplikasi lokal.
2. Apakah bisa menambah PTK baru tanpa SK Yayasan untuk sekolah swasta?
Tidak bisa. Untuk sekolah swasta, SK Pengangkatan Ketua Yayasan adalah syarat mutlak (GTY – Guru Tetap Yayasan). Jika hanya SK Kepala Sekolah, statusnya seringkali tidak kuat untuk pengajuan NUPTK atau sertifikasi.
3. Mengapa tombol “Tambah” di menu GTK aplikasi Dapodik saya terkunci/abu-abu?
Sistem Dapodik versi terbaru menonaktifkan fitur input manual PTK baru di tingkat sekolah untuk mencegah data sampah atau data fiktif. Penambahan PTK baru (non-pindahan) wewenangnya dialihkan ke Dinas Pendidikan.
4. Apakah Guru Honorer baru bisa langsung masuk Dapodik?
Bisa, asalkan sekolah memiliki kebutuhan jam mengajar (kuota rombel mencukupi) dan guru tersebut memiliki SK Pengangkatan dari Pejabat Pembina Kepegawaian (untuk Negeri) atau Ketua Yayasan (untuk Swasta).
Namun, kebijakan pembatasan honorer di instansi pemerintah mungkin mempengaruhi proses persetujuan di sekolah negeri.
5. Apa yang harus dilakukan jika data PTK baru salah input (typo nama/tanggal lahir)?
Jika data sudah masuk Dapodik tetapi salah, perbaikan data identitas krusial (Nama, Ibu Kandung, Tgl Lahir) harus dilakukan melalui situs Verval PTK (vervalptk.data.kemdikbud.go.id) dengan mengunggah scan KTP/KK/Ijazah asli, bukan diubah manual di aplikasi Dapodik.