Rambay.id – Seleksi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) tahun 2026 diprediksi akan menjadi salah satu rekrutmen ASN terbesar dan paling kompetitif. Di tengah persaingan ketat mengejar passing grade SKD (Seleksi Kompetensi Dasar).
Banyak pelamar yang justru gugur di tahap paling awal: Seleksi Administrasi. Salah satu penyebab paling umum kegagalan ini adalah masalah pada dokumen pendidikan, khususnya legalisir ijazah yang tidak sesuai ketentuan.
Bagi pelamar pemula maupun yang sudah pernah mencoba, memahami cara legalisir ijazah untuk CPNS adalah langkah krusial. Badan Kepegawaian Negara (BKN).
Instansi terkait memiliki aturan kaku mengenai siapa pejabat yang berhak menandatangani legalisir dan bagaimana format cap yang diterima.
Berikut ini kami rangkum cara legalisir ijazah mulai dari SD hingga Perguruan Tinggi, estimasi biaya, syarat, hingga solusi jika sekolah Anda sudah tutup atau tidak beroperasi lagi.
Apa Itu Legalisir Ijazah dan Mengapa Penting untuk CPNS?
Secara sederhana, legalisir ijazah adalah proses pembubuhan tanda tangan dan cap stempel basah (atau digital/barcode pada sistem terbaru) pada fotokopi ijazah oleh pejabat yang berwenang. Tujuannya adalah untuk memverifikasi bahwa fotokopi tersebut adalah salinan yang sah dan sesuai dengan ijazah aslinya.
Dalam konteks seleksi CPNS 2026, legalisir ijazah memiliki dua fungsi vital:
- Bukti Keaslian Pendidikan: Memastikan pelamar benar-benar lulusan dari institusi yang terdaftar di database pendidikan nasional (PDDikti/Dapodik).
- Syarat Pemberkasan Akhir: Meskipun pada tahap pendaftaran awal di portal SSCASN pelamar umumnya diminta mengunggah scan dokumen asli, legalisir fisik biasanya wajib diserahkan saat tahap pemberkasan penetapan NIP (Nomor Induk Pegawai) jika Anda lolos seleksi. Beberapa instansi daerah juga masih meminta pengiriman berkas fisik di awal pendaftaran.
Syarat Dokumen untuk Legalisir Ijazah CPNS
Sebelum mendatangi sekolah atau kampus, pastikan Anda telah menyiapkan dokumen pendukung. Persyaratan ini bisa sedikit berbeda antar institusi, namun secara umum meliputi:
- Ijazah Asli: Dokumen ini wajib dibawa untuk ditunjukkan kepada petugas tata usaha atau akademik sebagai bukti verifikasi. Jangan pernah melaminating ijazah asli secara permanen jika menyulitkan pengecekan tekstur kertas.
- Fotokopi Ijazah: Siapkan fotokopi ijazah dalam jumlah cukup (misalnya 5-10 lembar). Gunakan kertas HVS ukuran F4 atau A4 sesuai ukuran asli ijazah. Pastikan hasil fotokopi bersih, tidak miring, dan tulisan terbaca jelas.
- Transkrip Nilai (Untuk D3/S1/S2): Biasanya dilegalisir bersamaan dengan ijazah.
- Kartu Identitas (KTP): Sebagai bukti kepemilikan dokumen.
- Materai (Opsional): Beberapa sekolah atau kampus mungkin meminta surat permohonan yang ditempel materai, meski ini jarang terjadi untuk sekadar legalisir.
- Map: Gunakan map untuk menjaga kerapian dokumen agar tidak tercecer.
Catatan Penting: Jika ijazah Anda hilang, Anda harus membawa Surat Keterangan Pengganti Ijazah yang diterbitkan oleh sekolah dan diketahui oleh Dinas Pendidikan atau kepolisian setempat.
Tempat Resmi Legalisir Ijazah Berdasarkan Tingkat Pendidikan
Salah satu kesalahan fatal pelamar CPNS adalah meminta legalisir di tempat yang salah. Misalnya, meminta legalisir ijazah SMA ke Dinas Kependudukan, atau meminta legalisir ijazah universitas ke notaris (kecuali ditentukan khusus, BKN biasanya hanya menerima legalisir dari institusi penerbit).
Berikut adalah daftar Pejabat yang Berwenang Mengesahkan fotokopi ijazah sesuai Keputusan Kepala BKN:
1. Ijazah SD, SMP, dan SMA/SMK
- Sekolah Masih Beroperasional: Legalisir dilakukan oleh Kepala Sekolah yang sedang menjabat.
- Sekolah Sudah Tutup/Digabung (Merger): Legalisir dilakukan oleh Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota setempat (untuk SD/SMP) atau Dinas Pendidikan Provinsi (untuk SMA/SMK).
- Sekolah Swasta: Tetap ke Kepala Sekolah. Namun, jika sekolah swasta tersebut sudah tutup, legalisir dilakukan oleh Dinas Pendidikan setempat.
2. Ijazah Perguruan Tinggi (Universitas/Institut/Sekolah Tinggi)
- Universitas/Institut: Legalisir dilakukan oleh Dekan, Pembantu Dekan Bidang Akademik, atau Rektor/Wakil Rektor Bidang Akademik.
- Sekolah Tinggi: Ketua atau Pembantu Ketua Bidang Akademik.
- Politeknik: Direktur atau Pembantu Direktur Bidang Akademik.
- Perguruan Tinggi Sudah Tutup: Legalisir dilakukan oleh LLDIKTI (Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi) di wilayah kampus tersebut berada.
3. Ijazah Luar Negeri
Bagi lulusan luar negeri, legalisir dan penyetaraan ijazah harus dilakukan melalui Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek) Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti).
Cara Legalisir Ijazah untuk CPNS 2026 dengan Mudah
Prosedur legalisir kini terbagi menjadi dua metode: Offline (datang langsung) dan Online (untuk kampus/instansi yang sudah menerapkan sistem digital).
Metode 1: Cara Legalisir Offline (Datang Langsung)
Ini adalah cara konvensional yang paling umum dilakukan, terutama untuk ijazah SD hingga SMA.
- Datang ke Sekolah/Kampus: Kunjungi bagian Tata Usaha (TU) untuk sekolah, atau Bagian Akademik/Kemahasiswaan untuk perguruan tinggi pada jam kerja.
- Isi Formulir Permohonan: Beberapa instansi meminta Anda mengisi buku tamu atau formulir permohonan legalisir.
- Serahkan Berkas: Berikan fotokopi ijazah beserta ijazah asli untuk diverifikasi oleh petugas.
- Pembayaran (Jika Ada): Lakukan pembayaran administrasi jika diterapkan oleh pihak sekolah/kampus.
- Proses Penandatanganan: Petugas akan memproses cap stempel dan meminta tanda tangan pejabat berwenang (Kepala Sekolah/Dekan).
- Pengambilan: Proses ini bisa ditunggu (beberapa jam) atau harus ditinggal (1-3 hari kerja) tergantung kesibukan pejabat yang berwenang.
Metode 2: Cara Legalisir Online (Kampus & Kemendikbud)
Menyambut era digital 2026, banyak universitas besar dan Kemendikbud telah menyediakan layanan legalisir online.
- Akses Website Resmi: Kunjungi portal akademik alumni universitas Anda atau web layanan terkait.
- Registrasi Akun: Buat akun alumni jika belum memiliki.
- Unggah Dokumen: Upload scan ijazah asli dan transkrip nilai.
- Pilih Jenis Legalisir: Pilih opsi “Legalisir Digital” (soft file ber-barcode) atau “Legalisir Basah Dikirim” (dokumen fisik dikirim via kurir).
- Pembayaran: Transfer biaya legalisir melalui Virtual Account atau e-wallet.
- Terima Hasil:
- Jika digital: File PDF bertanda tangan elektronik (TTE) akan dikirim ke email. File ini sah untuk CPNS karena dapat diverifikasi validitasnya.
- Jika fisik: Dokumen akan dikirim ke alamat rumah Anda melalui ekspedisi.
Biaya dan Estimasi Waktu Legalisir
Pertanyaan tentang “berapa biaya legalisir ijazah?” sangat sering diajukan. Jawabannya bervariasi tergantung kebijakan institusi.
Estimasi Biaya
- SD – SMA Negeri: Umumnya Gratis. Namun, terkadang ada biaya sukarela atau biaya administrasi kecil untuk fotokopi/kertas sekolah sekitar Rp2.000 – Rp5.000 per lembar.
- Perguruan Tinggi Negeri (PTN): Bervariasi. Ada yang gratis untuk alumni baru (wisuda < 1 tahun), ada juga yang membebankan biaya Rp5.000 – Rp25.000 per lembar atau per paket.
- Perguruan Tinggi Swasta (PTS): Biasanya memiliki tarif yang lebih tinggi, berkisar antara Rp10.000 – Rp50.000 per lembar.
- Biaya Pengiriman: Jika menggunakan layanan online dengan pengiriman fisik, biaya ongkir ditanggung pemohon.
Estimasi Waktu
- Layanan One Day Service: Selesai di hari yang sama (bisa ditunggu 1-2 jam) jika pejabat penanda tangan ada di tempat.
- Layanan Reguler: 1 hingga 3 hari kerja.
- Layanan Online: 2 hingga 7 hari kerja (termasuk pengiriman).
Tips Hemat: Sebaiknya legalisir sekaligus dalam jumlah banyak (misal 10 lembar) untuk menghemat waktu dan tenaga di kemudian hari, karena legalisir ijazah biasanya tidak memiliki masa kedaluwarsa selama formatnya masih sesuai.
Masalah Umum dan Solusi dalam Legalisir Ijazah
Dalam proses persiapan CPNS, kendala lapangan sering terjadi. Berikut solusi untuk skenario terburuk:
1. Pejabat Berwenang Sedang Dinas Luar
Seringkali Kepala Sekolah atau Dekan tidak ada di tempat.
- Solusi: Tanyakan kepada staf apakah ada pejabat pelaksana harian (Plh) yang memiliki wewenang tanda tangan. Untuk CPNS, pastikan tanda tangan tersebut diakui sah. Jika tidak mendesak, lebih baik menunggu pejabat asli kembali.
2. Sekolah Sudah Tutup atau Berganti Nama
- Solusi: Datanglah ke Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota (untuk SD/SMP) atau Dinas Pendidikan Provinsi (SMA/SMK). Bawa bukti ijazah asli dan surat keterangan dari kelurahan jika diperlukan. Dinas Pendidikan memiliki arsip dan wewenang untuk melegalisir ijazah sekolah yang sudah tutup.
3. Ijazah Hilang/Rusak
- Solusi: Urus Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI). SKPI ini memiliki kekuatan hukum yang sama dengan ijazah asli. Legalisir dilakukan terhadap fotokopi SKPI tersebut.
4. Beda Nama di Ijazah dan KTP
Masalah klasik ini sering membuat gagal seleksi administrasi.
- Solusi: Jangan mencoret atau mengubah sendiri. Mintalah “Surat Keterangan Perbaikan Data” atau surat keterangan kesalahan penulisan ijazah dari sekolah/kampus tempat Anda lulus. Lampirkan surat ini saat pemberkasan CPNS.
Tips Agar Legalisir Ijazah Lolos Verifikasi CPNS 2026
Untuk memastikan berkas Anda tidak ditolak oleh verifikator instansi, perhatikan detail berikut:
- Cek Stempel dan Tanda Tangan: Pastikan stempel basah mengenai bagian tanda tangan pejabat (sedikit menimpa). Tanda tangan tidak boleh hasil scan/print (kecuali menggunakan Tanda Tangan Elektronik/Barcode resmi).
- Jabatan Penanda Tangan: Pastikan yang menandatangani adalah pejabat yang sesuai regulasi BKN (contoh: Rektor/Dekan, bukan Kepala TU). Tanda tangan “Atas Nama” (a.n) diperbolehkan asal pejabatnya sesuai struktur.
- Kualitas Kertas: Jangan gunakan kertas tipis atau buram. Gunakan kertas 70-80 gsm agar terlihat profesional.
- Siapkan Versi Digital: Di era CPNS 2026, Anda mungkin diminta mengunggah scan dari berkas yang sudah dilegalisir. Pastikan hasil scan jelas, format PDF/JPG sesuai ketentuan, dan tidak terlalu besar (kompres jika perlu, tapi jaga kualitas).
Kesimpulan
Legalisir ijazah untuk CPNS 2026 bukan sekadar formalitas cap basah, melainkan langkah validasi hukum yang menentukan kelayakan administrasi Anda sebagai calon abdi negara. Memahami cara legalisir ijazah yang benar.
Mulai dari mengenali pejabat yang berwenang, menyiapkan biaya, hingga mengetahui lokasi yang tepat (Sekolah vs Dinas Pendidikan), akan menghindarkan Anda dari kepanikan di detik-detik terakhir penutupan pendaftaran.
Ingat, persiapan dokumen yang matang mencerminkan kesiapan Anda menjadi ASN yang disiplin dan tertib administrasi. Segera cek kondisi ijazah Anda sekarang, dan lakukan legalisir jauh-jauh.
Hari sebelum pendaftaran dibuka untuk menghindari antrean panjang. Semoga panduan ini membantu Anda selangkah lebih dekat menuju NIP 2026!
FAQ: Pertanyaan Umum Seputar Legalisir Ijazah CPNS
1. Apakah legalisir ijazah ada masa berlakunya?
Secara umum, legalisir ijazah tidak memiliki masa kedaluwarsa selama tidak ada perubahan data pada ijazah asli dan kondisi kertas/cap masih layak baca. Namun, beberapa instansi spesifik terkadang meminta legalisir “terbaru” (misal: maksimal 1-2 tahun terakhir). Sebaiknya gunakan legalisir yang kondisinya masih prima.
2. Apakah boleh melegalisir ijazah di Notaris untuk CPNS?
Biasanya TIDAK. BKN mensyaratkan legalisir dilakukan oleh pejabat berwenang di institusi pendidikan yang menerbitkan ijazah (Sekolah/Kampus) atau Dinas Pendidikan terkait. Legalisir notaris umumnya hanya berlaku untuk keperluan hukum perdata atau swasta, bukan verifikasi pendidikan negara.
3. Bisakah legalisir ijazah diwakilkan orang lain?
Bisa. Namun, Anda wajib menyertakan Surat Kuasa bermaterai Rp10.000 yang ditandatangani oleh pemilik ijazah, serta melampirkan fotokopi KTP pemberi dan penerima kuasa. Pastikan juga membawa ijazah asli untuk verifikasi.
4. Apakah ijazah Paket C perlu dilegalisir untuk CPNS?
Ya. Ijazah Paket C (setara SMA) sah digunakan untuk mendaftar CPNS pada formasi yang mensyaratkan kualifikasi pendidikan SMA sederajat. Legalisirnya dilakukan di Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota setempat atau PKBM tempat ujian (jika berwenang).
5. Apakah untuk pendaftaran online di SSCASN butuh legalisir?
Untuk tahap pendaftaran awal (upload dokumen), mayoritas instansi meminta scan Ijazah Asli (berwarna), bukan legalisir. Namun, legalisir fisik mutlak diperlukan jika Anda lolos seleksi dan masuk tahap pemberkasan (penetapan NIP). Selalu baca pengumuman instansi dengan teliti karena aturan bisa berubah.
6. Bagaimana jika Universitas saya sudah tutup?
Jika perguruan tinggi swasta (PTS) sudah tutup, legalisir dilakukan oleh LLDIKTI (Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi) di wilayah kopertis kampus tersebut berada. Anda bisa mengecek status kampus di situs PDDikti.